Organizzazione Eventi: 2nd Annual Meeting di NbS Italy Hub
Organizzare un evento significa raccontare qualcosa — un’idea, una visione, un’identità.
Con l’Annual Meeting di NbS Italy Hub, organizzato da CNR-IRET, Città Metropolitana di Milano e Politecnico di Milano e dedicato alle Nature-Based Solutions, abbiamo contribuito a fare proprio questo: creare un’esperienza coerente, curata, riconoscibile.
di cosa ci siamo occupati?
VISUAL IDENTITY
NbS Italy Hub è un hub italiano dedicato alle soluzioni basate sulla natura, ovvero strategie che sfruttano processi naturali ed ecosistemi per affrontare sfide sociali come il cambiamento climatico, la gestione del rischio di disastri, la sicurezza idrica e alimentare, la salute umana e la perdita di biodiversità. L’ispirazione e il focus del brand — e quindi dell’evento — è la riqualificazione ecologica urbana: la missione è rafforzare il legame tra natura e città, collaborando per trasformare e migliorare l’ambiente urbano in modo ecologico e armonioso. Per un tema così importante e per garantire il successo dell’evento, è fondamentale che tutti gli elementi siano perfettamente coerenti tra loro. Ci siamo occupati della visual identity dell’evento, curando badge, attestati, poster e locandine nei minimi dettagli, creando elementi visivi — sia grafici che testuali — che esaltassero il brand e il tema dell’evento.
MERCH
Il merchandising gioca un ruolo fondamentale nel rafforzare il legame con i partecipanti: non è solo un ricordo tangibile dell’evento, ma anche un modo per far vivere il brand oltre il momento stesso. Ricevere un oggetto curato e utile crea coinvolgimento, fa sentire parte di qualcosa e lascia un’impressione positiva e duratura. Tra gli articoli che abbiamo realizzato: tote bag, ombrelli, lanyard e ventagli — tutti caratterizzati da un visual coerente e curato, in perfetta armonia con l’identità dell’evento.
GESTIONE PRESENZE E DIRETTA STREAMING
Il nostro team ha gestito anche tutto il processo di prenotazione, che è stato interamente digitalizzato. Abbiamo realizzato un form online attraverso cui i partecipanti potevano iscriversi all’evento, con un sistema automatizzato di email che confermava l’iscrizione o segnalava l’inserimento in lista d’attesa.
Alla conferma della prenotazione seguiva l’emissione di biglietti contenenti un QR code univocamente collegato al partecipante: in questo modo è stato possibile, tramite scansione, effettuare un fast check-in all’evento.
Infatti, ci siamo occupati anche del controllo dei nominativi e della registrazione delle presenze effettive, garantendo un’accoglienza organizzata e fluida.
L’evento è stato trasmesso anche in live per coloro che volevano o necessitavano seguire da remoto: ci siamo coordinati con i gestori di sala per la gestione e riuscita della diretta streaming.
Per quanto riguarda l’allestimento delle sale, abbiamo creato e stampato grafiche coordinate, template per la poster session e template per le presentazioni degli speakers.
COMUNICAZIONE SOCIAL
Naturalmente, all’interno della nostra gestione non poteva mancare un’attenta e precisa comunicazione social.
Ogni aspetto dell’evento è stato promosso su Instagram, Facebook e LinkedIn attraverso testi chiari e approfonditi, accompagnati da grafiche accattivanti e sempre coerenti con il concept visivo dell’evento.
Una comunicazione efficace è fondamentale per catturare l’attenzione del pubblico, aumentare la visibilità dell’evento e trasmettere i valori del brand in modo chiaro e coinvolgente, favorendo una partecipazione attiva.
Visual identity e comunicazione, coordinamento, dettagli operativi, materiali stampati e digitali — abbiamo fatto la nostra parte.
Siamo fieri di aver preso parte a un evento così significativo e di aver contribuito al suo successo!
